_RTM / Septiembre 2020

Integración de Sistemas | RTM Consulting

La importancia de Integración de los Sistemas

Juan Miguel Jiménez, Gerente de Proyectos de RTM

Especialista en Excelencia Operacional y Transformación Digital

No existe un Sistema que haga todo en su Empresa, por lo que usa y usará muchos de ellos, así que asegúrese que puedan y estén integrados

La nube (Cloud Computing), ha permitido a desarrolladores de software preocuparse más por el código (programación) que por el hardware, y a las empresas preocuparse más por la solución que por la cantidad de sistemas que necesitan para lograrlo. Y claro, es que hablamos que en una empresa, ahora mismo se usa una gran cantidad de sistemas y cada uno de ellos le da solución a un problema de negocio particular, además de ofrecer una experiencia distinta a sus clientes y usuarios.

Pensemos en esto; ahora mismo, en su empresa, estoy seguro están usando algunos de los siguientes sistemas de información o aplicaciones:

  • ERP (Enterprise Resource Planning): El principal componente de una empresa, y donde se lleva la administración general de la empresa (contabilidad, finanzas, compras, planillas, etc). En algunos casos, aunque no es lo más común, incluye el “core” del negocio. Además, en algunos casos las empresas usan ERPs especializados para su sector o industria.
  • CRM (Customer Relationship Manager): No muchos lo tienen, e incluso creen que no lo necesitan, pero déjenme decirles que sí es importante tenerlo. Es un software que permite manejar las relaciones con sus clientes, incluso antes de serlo (es decir, desde la prospección), permitiéndonos comunicarnos de forma continua y generar relación entre ellos, sus vendedores o representantes de venta, y su marca. (Ej: Salesforce, Zoho CRM, Hubspot, etc.)
  • HCM (Human Capital Management): Sistema pensado principalmente para planear los recursos humanos necesarios dentro de una organización, saber los acuerdos con cada una de las personas, organizar vacaciones y más.

También, en la mayoría de los casos, tendrán algún sistema específico (best of breed o hecho a medida) para manejar el “core” de su negocio …

Además, es también posible que cuenten con alguno de los siguientes sistemas de soporte o herramientas:

  • BPM (Business Process Manager): Es un software pensado para manejar procesos internos de las empresas, que nos permite llevar un control y claridad sobre cómo estamos gestionando y siendo cada vez más productivos. Muchos usan Excel en este punto, y, aunque les resulta útil, pierde escalabilidad y eficiencia con el tiempo. (Ej. Herramientas de Low-code como Zoho Creator, funcionan bien en este punto, – pero hablaremos de ello en un siguiente post – )
  • CMS (Content Management System): Es un sistema que nos permite gestionar el contenido de nuestro sitio web. (Ej. WordPress.)

Esto hace evidente que uno de los principales desafíos, que desencadena tener varios softwares para los procesos dentro y fuera de una organización, es que éstos se puedan comunicar entre sí, y permitan aprovechar algunos beneficios:

  • Mejorar/cambiar los procesos de negocio
  • Automatización de procesos 
  • La posibilidad de interconectarse con otros servicios, como las redes sociales, y usar motores de analítica para la toma de decisiones
  • Evitar duplicación de ingreso de información
  • Conseguir integridad de los datos 

Es aquí donde nace el verdadero uso de las API (Application Programming Interface). 

Las importancia de la Integración y las APIs

Las APIs son la forma de comunicación que tienen los software para lograr cosas increíbles.

Una API es el mecanismo más útil para conectar dos softwares entre sí para el intercambio de mensajes o datos en formato estándar como XML o JSON. Así es como se convierte en un instrumento para buscar ingresos, abrirse al talento, innovar y automatizar procesos.

De esta manera y gracias a esta tecnología podemos automatizar muchísimos procesos que llevamos en nuestra organización en distintos softwares, como por ejemplo:

  • En el e-Commerce uno de los aspectos importantes es la sincronización de éste con el ERP:
    • Cuando un potencial cliente entra a la Web  y realiza una operación de compra, la operación viaja al ERP, y a la generación del respectivo comprobante electrónico, enviándolo por correo electrónico, y comunicando a las áreas respectivas la atención del pedido.
    • Cada vez que sume un nuevo producto a su ERP y el stock sea mayor que 0, quiere que lo agregue en la Web, Mercado Libre y Amazon con un precio específico, y a cada variación de precio/stocks se actualice de manera automática.
  • Cuando alguien termine una tarea (BPM), le avise a la siguiente persona que debe empezar con la tarea subsiguiente y al finalizar me envíe un correo electrónico automático con un PDF de la minuta de lo que se realizó y el tiempo invertido por cada una de las personas.

Esta funcionalidad permite además, la adopción/conexión rápida de nuevas soluciones que permitan cubrir las brechas tecnológicas asociadas a los sistemas operacionales, consiguiendo:

  • Facilitar la modernización tecnológica de manera continua
  • Alargar el horizonte temporal de los sistemas core o ‘legacy’, sin perder la agilidad de incorporar nuevas soluciones/servicios

Esto resulta crucial, sobre todo en la situación actual donde el mercado sigue manteniéndose en una actitud de prudencia y contención del gasto. Las inversiones en tecnología, por ahora, parecen buscar más la optimización de los recursos para dar respuesta a la demanda de forma ágil (modular), frente a inversiones a gran escala (sobre el ‘legacy’). 

Nuevo Reto: Perderle el miedo a la Integración con Terceros

La integración de sistemas y aplicaciones es clave para la diferenciación de las empresas, y cada vez será más evidente que el gran reto (así como la mayor oportunidad) será la colaboración-integración con otras empresas que forman parte de la cadena de valor.

Veámoslo con un ejemplo en una compra actual de cualquier empresa: 

  • Situación Actual:
    • El comprador recibe la orden de compra (aprobada y verificada), 
    • Lo envía al proveedor (seleccionado) vía correo electrónico, 
    • El vendedor recibe el correo, e ingresa ahora el pedido en su sistema,
    • Genera la orden de venta, y programa despacho. 
  • ¿Les suena? Pues eso pasa la mayoría de las veces. Ahora imaginémonos que tenemos una plataforma que integra ambos sistemas (claro entre otros de los demás proveedores). Los pasos serían simples: 
    • Se genera la orden de compra
    • Cliente Recibe orden de Compra y Genera Automáticamente Orden de Venta. Y listo. 

Claro ustedes dirán, – Pero Juan Miguel, no se ha verificado el stock -. Pues resulta que no era necesario, ya que el sistema al estar integrado, estaría en la capacidad de hacer la consulta de stock automáticamente, y quizá pensar en 2 cosas: 

  • Opción (A): Alertar a algún comprador la dificultad de la compra, o 
  • Opción (B): Pasar una Orden de Compra con la cantidad disponible al Proveedor 1, y hacer otra Orden de Compra al Proveedor 2, con la cantidad restante.

– Uff, Juan Miguel, eso es cosa de otro mundo – Pues no, es algo que ya las tecnologías lo permiten, e