RTM / Octubre 2020

Gestión de Categorías | RTM Consulting

¿Necesita Ahorros? Gestione bien sus Categorías de Compras

Miguel Alegre, Jefe de Proyectos de RTM

Es importante obtener una comprensión completa de las necesidades, tanto actuales como futuras. Esto incluye requisitos de nivel de servicio, objetivos de ahorro de costos, obstáculos que podrían impedir una gestión de alguna categoría, tolerancia al cambio, etc.

Cuando los proveedores se mantienen consistentes en las empresas, los precios parecen competitivos y los usuarios no se quejan de la calidad o el servicio y el equipo de compras a menudo opera como si su estrategia de compras por categorías fuera lo suficientemente buena. 

En cambio, los equipos de compras de alto nivel siguen buscando opciones para entregar más valor a su organización, y en ese sentido, una forma sólida de lograrlo es mediante una renovada Gestión de Categorías. En este tipo de iniciativas se diseña un plan basado en una comprensión completa de las necesidades de la unidad de negocio o área de la empresa que consume productos o servicios, y requiere de agilidad para adaptarse a los cambios del mercado, capacidad para identificar los cambios de tecnología y acciones claramente definidas para crear ahorros en cada categoría a corto y largo plazo.

¿Cuales son las ventajas de la Gestión de Categorías?

Debemos tomar en cuenta que, así como el Marketing conecta el mundo de los clientes con el mundo de la empresa, la Gestión de Categorías conecta el mundo de los proveedores con el mundo de la empresa.

La Gestión de Categorías logra de forma consistente generar un hábito en los compradores por la búsqueda de la eficiencia. Y sumado a este gran beneficio, se tienen otras ventajas en diferentes dimensiones como:

  1. Con su empresa: Reducción de tiempos de abastecimiento, menos errores, compradores cumplen roles estratégicos, incremento de resiliencia en la cadena ante eventos inesperados, aumento de innovación y flexibilidad.

          Normalmente una empresa compra o contrata entre el 60% – 80% del Gasto Total

  1. Con proveedores: Esta pieza importante en la cadena ofrece a la organización nuevos materiales, procedimientos y tecnologías, además de servicios que automatizan, reducen y simplifican labores de los usuarios.
  2. Con el mercado: Co-Opetition, colaboración con empresas de su sector para búsqueda conjunta de ahorros, compartir información, buenas prácticas, etc. Buscando de esta manera hacer crecer la “torta”, que luego será repartida mediante la competencia entre las empresas que colaboraron.

¿Qué pasos tomar para realizar una correcta Gestión de Categorías?

Sabiendo el impacto múltiple de la Gestión de Categorías ¿Cómo puede hacerlo en su empresa? … ¿cuál es el primer paso? La siguiente pretende ser una guía simple, completa y priorizada de acciones a emprender:

Analizar cómo está comprando.

Tener muy claro: Qué, Cuánto, Cómo, Dónde, A quién y Porqué se ha venido comprando. Hacerse estas preguntas es el primer paso para conocer los hábitos de cómo ha venido decidiendo sus compras, los productos / servicios, tiempos de entrega, precios, entre otros.

Luego de este análisis debe elaborar la línea base de los precios unitarios, gastos y costos totales del producto, y analizar cómo han evolucionado a lo largo del tiempo y cuál será la tendencia en el futuro. 

De esta manera entenderá la categoría a profundidad.

Explorar y analizar el Mercado.

Se debe realizar una descripción completa de los proveedores actuales de la empresa, incluida una comprensión de qué tan importante es la empresa para cada proveedor, y por lo tanto, qué tipo de apalancamiento existe para la negociación. Establezca las obligaciones contractuales, la duración de las relaciones con los proveedores, una evaluación del desempeño del proveedor frente a las necesidades comerciales y la evolución de la calidad del servicio de abastecimiento a lo largo del tiempo.

Respecto a los proveedores que no abastecen o brindan sus servicios a la empresa, se debe mantener una relación cercana, para estar al tanto de innovaciones en el mercado, así como de mejoras en sus procesos y/o precios que permitan ser una mejor alternativa en la cadena en un futuro.

Por otro lado, es importante segmentar el mercado de suministro por región y tipo de producto y comprender los factores clave detrás de la cadena de suministro, así como las estructuras de costos de los proveedores. También es importante evaluar los mercados de proveedores que ofrecen nuevas tecnologías e innovaciones sobresalientes que aportan mejoras reales al negocio.

Involucrar a las partes interesadas más importantes.

Reúna a las partes interesadas relevantes (usuarios, compradores y proveedores) para cada categoría y discuta los requisitos para un correcto funcionamiento del área usuaria, como los objetivos de ahorro de costos y la tolerancia al riesgo, junto con el impacto que la estrategia podría tener en esos requisitos.

En el siguiente gráfico apreciamos cómo la interacción entre compras con los usuarios y proveedores, que son los mayores expertos en cada categoría, van a permitir generar hipótesis de ahorro gracias a un mejor entendimiento del proceso (fabricación y uso):

Interacción entre compras con usuarios y proveedores

Es importante obtener una comprensión completa de las necesidades, tanto actuales como futuras. Esto incluye requisitos de nivel de servicio, objetivos de ahorro de costos, obstáculos que podrían impedir una gestión de alguna categoría, tolerancia al cambio, etc. A veces, este paso incluye repensar cuáles han sido históricamente los requisitos comerciales.

Desafortunadamente, esta tarea crucial no es fácil, debido a que las partes interesadas no siempre están ansiosas por participar en el proceso, ya que desconfían del beneficio que su tiempo y sus esfuerzos podrían aportar. Al final, una vez que los resultados se empiezan a materializar y el valor sea tangible, estarán encantados de participar en una próxima oportunidad. Hasta entonces, los gerentes de Logística o de Compras deben ser responsables de defender el cambio.

En base a los resultados de nuestros proyectos, los ahorros materializados son entre el 5% y 15% del total de compras y contrataciones de una organización.

Definir la estrategia de Negociación.

Es muy importante describir cómo maximizará el ahorro de costos sin reducir indebidamente otras fuentes de valor, garantizar la competitividad y mitigar los riesgos a corto y largo plazo. Para esto, debe definir que estrategia de Negociación utilizará. Podemos destacar licitaciones a 2 rondas, subasta inversa electrónica (uso de software) o negociación directa, entre otras.

Las adquisiciones deben obtener la aprobación de las partes interesadas y la alta gerencia. Este paso garantiza el compromiso de la organización con los objetivos de ahorro, inversión, innovación y calidad.

Ejecutar.

La implementación de las hipótesis luego de ser analizadas y validadas entre las partes interesadas nos lleva a establecer la estrategia de negociación más idónea, para luego pasar a realizar pruebas y formalizar los acuerdos comerciales (firmas de contratos).

Monitorear.

Se finaliza con el seguimiento mensual de ahorros y calidad de servicio, para de esta manera poder asegurar la sostenibilidad de la gestión de compras.

Conclusiones

  • Para una correcta implementación de la estrategia de Gestión de Categorías de compras, las partes interesadas deben estar 100% involucradas en todo el proceso de mejora.
  • El trabajo de los compradores líderes de una categoría de compras en lo que respecta al mercado debe basarse en constante investigación, pruebas, actualizaciones, etc., con ojos y oídos bien abiertos.
  • Es indispensable realizar un monitoreo continuo de la Gestión de Categorías, para saber el rumbo del proyecto y hacer los ajustes necesarios para no desviarse de los objetivos establecidos.

En nuestra experiencia las empresas, aun cuando tienen personal capacitado para emprender un programa de esta clase, reconocen que esta inversión de tiempo y esfuerzo se puede ver en riesgo por la fuerza del día a día que atrapa a la organización. 

La alta Dirección de las empresas que no priorizan la Gestión de Categorías de compras está dejando de ahorrar dinero, y es que “el dólar que no se ahorra hoy, no se ahorrará nunca”.