_RTM / Abril 2020

Como empresa consultora con casi 20 años en el Perú, nos hemos venido preguntando, con el apoyo de clientes y amigos, qué podemos hacer, cómo ser útiles en estos momentos y en los próximos meses. Las conclusiones a las que llegamos es que hay distintas necesidades para distintas empresas (y sectores) según el impacto de la crisis. Pero en líneas generales podemos decir que si queremos ser útiles debemos ser capaces de ofrecer soluciones implementadas que se paguen conforme vayan generando resultados y caja adicional. En la medida que esto se vaya produciendo, se podrán destinar parte de los ahorros obtenidos a financiar proyectos que tengan más que ver con prepararnos para un New Normal y aprovechar dentro de él, un futuro rebote económico. Todo esto, asegurando siempre la salud de nuestros empleados.

Segmentos de empresas frente a la crisis

Esta crisis nos deja tres segmentos de empresas, según como se ven y se verán afectadas:

• Segmento 1: No se ven afectadas mayormente o incluso se ven favorecidas en el corto plazo y en el futuro mediato. Es el caso de las empresas de alimentación, salud, software, comunicaciones, minería de oro.
• Segmento 2: Se ven afectadas ellas y sus cadenas de negocio. Luego, incluso después de la difícil tarea de volver a echar a andar sus operaciones, les tocará enfrentar un sector en recesión. Aquí pertenecen la mayoría de empresas y sectores.
• Segmento 3: Se verán dramáticamente afectadas al menos por un largo período de tiempo, en muchos casos sin operar u operando a mínimos. A este segmento pertenecen las empresas de entretenimiento (pe: cines, casinos, espectáculos), centros comerciales, restaurantes (aunque puede haber una oportunidad en el delivery), hotelería y turismo, transporte de pasajeros.

En líneas generales al Segmento 1 le toca aprovechar la situación para invertir y avanzar en los retos que tenía definidos: mejora de costos y procesos, transformación digital, transformación cultural, desarrollo de nuevos negocios (ver Estudio PAD-RTM sobre Retos Empresariales al 2023). Si hemos aprendido de esta terrible experiencia del coronavirus, será muy recomendable que también trabajen en mejorar su resiliencia (capacidad para hacer frente a eventos inesperados) y su sostenibilidad social y ambiental. Igualmente, nos imaginamos que el mundo cambiará luego de la pandemia (al igual que cambió luego de la 2da Guerra Mundial) y debemos imaginarnos y prepararnos para este New Normal. Hay algunas características obvias: más digital, más delivery, más trabajo en remoto, menos interacción física, mejores hábitos de limpieza. Debemos hacer un esfuerzo por imaginarnos las no tan obvias de nuestro sector y trabajar con escenarios.

El Segmento 2 deberá hilar fino pues si bien sus desafíos a medio/largo plazo pueden ser similares, deberá hacer equilibrio con sus fuertes necesidades de reducción de costos y gastos para hacer frente a la contracción de la demanda y posible reducción de precios, así como a sus necesidades de caja. De este segmento nos ocuparemos más adelante.

El Segmento 3 necesitará reinventarse o confiar en que las cosas vuelvan lentamente a la normalidad, quizá recién cuando se descubra y distribuya la vacuna. Parece lo mejor no aferrarse a esto último como único escenario. Vale la pena hacer el ejercicio de imaginarse posibles New Normals para el sector y prepararse de acuerdo a ello. Reinventarse o reinventar parte del negocio ha probado ser demasiado buena receta para muchas empresas en anteriores crisis como para no intentarlo.

Implicancias para el segmento mayoritario, el Segmento 2

En situaciones como la actual, el reflejo inmediato de las empresas del Segmento 2 es luchar por sobrevivir el momento: corte de todo aquello que no sea imprescindible para vivir y pasar la ola. Y en ese sentido uno de los conceptos que se reducen a cero son las consultorías. Pero ¿debe ser esto realmente así? ¿No existen consultorías que pudieran ser oportunas en estos momentos? ¿Podemos sólo esperar que pase la ola?.

De nuestras conversaciones y reflexiones con Directores y Gerentes Generales de distintas empresas del Segmento 2, encontramos que hay tres áreas de consultoría que pueden ser útiles y oportunas para estos momentos de crisis:

• Una que nos permita recomponer la cadena de negocios
• Una que nos ayude a trabajar eficaz y eficientemente a distancia
• Una que nos reduzca costos y gastos, y nos libere caja

Para cualquiera de estas áreas, queda claro que la solidaridad y humanidad deben estar por encima de la rentabilidad económica de corto plazo. En esta situación The business of business it´s not only business. Las empresas deben pensar más allá de salvar el año aunque cuidando la sostenibilidad de caja para el año 2020. Esto es, hasta cuánto pueden caer sus resultados sin comprometer la viabilidad de la empresa a futuro, incluyendo cuánto pueden aportar los accionistas de las utilidades generadas en los últimos años. Será un momento de post-guerra y deberemos actuar así. Pero debemos tener muy claro que la peor muestra de solidaridad es permitir que la empresa quiebre. Y quebrará si no aseguramos la caja.

Recomponer la cadena de negocios

Comenzar a partir de los escenarios de demanda proyectada para el 2020 y los siguientes años. Esto lo ayudará a dimensionar qué puede hacer, qué debe hacer y qué no. Proyecte para cada escenario sus estados financieros completos (flujo de caja, ganancias y pérdidas y balance).

Como segundo paso, profundice el entendimiento de su cliente. ¿Qué necesidades tendrán y qué pedirán? ¿En producto o servicio, crédito, descuentos? ¿Cómo cambiará su forma de pedir, comprar, usar y desechar su producto o servicio? ¿Qué significa esto para Ud?

Luego céntrese en su distribución. Para mantener vivo al canal de distribución, va a tener que apoyarlo con créditos y márgenes (además de asesoría para que aprovechen todos los apoyos y facilidades que diseñe el gobierno, lo cual también puede aplicar para sus clientes). Tendrá que seleccionar a los que más apoyará, pero recuerde que los canales de distribución toman tiempo en desarrollarse. No tome decisiones de corto plazo. Reflexione e imagine cómo será el New Normal para su cadena de distribución. ¿Será más lean, más directa, con menos pasos? ¿Está dispuesto a aliarse con otras empresas para distribuir más productos y ser más eficiente? ¿Es el momento para desarrollar un negocio de plataforma? ¿lo podrá orquestar Ud? ¿Cómo aprovechar el impulso que la crisis le ha dado y le dará a un mayor uso de comunicación digital? ¿Irá más de manera directa al consumidor final?.

Por el otro lado, evalúe a su cadena de suministro. Clasifique a sus proveedores por nivel de criticidad para Ud (por lo que le brindan y por la dificultad para encontrar otras opciones), nivel de fragilidad del proveedor para hacer frente a la crisis y dependencia de su negocio. Investigue las necesidades de cada grupo. Probablemente a los críticos, frágiles, con alta dependencia de su empresa, los deba apoyar más para que puedan remontar la situación.

Finalmente, ajuste sus proyecciones y tenga claro cuánto va a invertir en reactivar y asegurar el funcionamiento de su cadena de negocios y cómo afectará a sus resultados y a su caja.

Busque apoyos para financiar la recuperación de la cadena de negocios tanto por parte del gobierno, sistema financiero, como de competidores u otros actores de la cadena.

Teniendo todo esto claro, llega el momento de actuar. Puede ser un big-bang pero es muy riesgoso. Le recomendamos ir por pilotos de forma segmentada, probablemente geográfica. Esto le permitirá ir haciendo ajustes y mejorando su modelo. Esto toma tiempo, por lo tanto no lo pierda: comience ya.

Trabajo desde casa

Sea esto por obligación, mientras dure la cuarentena parcial, o por aprovechamiento posterior de la oportunidad de liberar activos (oficinas) y/o reducir gastos (oficinas, viajes), estamos ante una necesidad y una oportunidad. Nuevas formas de trabajar y comunicarnos se han abierto paso, derribando algunos paradigmas con ayuda de la tecnología. Pero hay que hacerlo bien, en infraestructura, como jefes, como colaboradores y como personas.

En Infraestructura, es importante asegurar la tecnología necesaria de los colaboradores (laptop, conexión a internet, accesos a sistemas, seguridad), así como del espacio y ambiente adecuados para que puedan ejecutar su trabajo. Esto puede requerir, trasladar equipos de la empresa a los domicilios de los colaboradores, personalizar el espacio de trabajo en casa, tener audífonos que aíslen el ruido, y capacitar a los colaboradores de las herramientas tecnológicas definidas.

Como jefes y líderes será necesario construir y fortalecer la confianza y motivación, asegurar una comunicación de calidad, así como diseñar y acordar procesos de trabajo y supervisión que resulten efectivos para todos. Deberán establecerse los canales de comunicación, definir claramente las responsabilidades y lo que se espera de cada miembro y del equipo en sí (trabajar por objetivos y resultados más que por actividades detalladas), mantener contacto individual y grupal. Por último, pero no menos importante, será ofrecer un constante feedback positivo a sus colaboradores y equipos.

Como colaboradores, hay que afrontar la posible pérdida de interacción entre pares al no compartir un mismo ambiente y las menores oportunidades informales para discutir nuevas ideas y socializar. En este sentido, una buena idea es programar reuniones formales e informales de trabajo y hacer uso de las diversas herramientas de colaboración y comunicación disponibles. En cuanto a la productividad y manejo del tiempo, no está demás algún curso al respecto (hay muchos muy buenos on-line), a la vez que se implementan algunas buenas prácticas como llevar un horario o definirse las tareas a realizar al inicio del día y luego hacer una revisión de lo logrado. La constitución de mentores para cada colaborador ha probado ser fundamental para establecer un plan de desarrollo profesional, conectar con la empresa y resolver inquietudes personales. Por último, aproveche para disfrutar las ventajas del home-office: horario flexible, escuchar su música preferida, compartir más con la familia, evitar las horas de tráfico.

Como personas, el sentimiento de soledad, ansiedad y estrés en épocas de cuarentena, se vuelven temas críticos que deben ser abordados adecuadamente. Además, tiende a hacerse muy tenue la distinción entre vida personal y vida laboral. Existen técnicas para manejo del tiempo, de respiración, ejercicios desde casa, meditación, entre otros, que pueden ayudar en estos aspectos. A su vez, la soledad laboral puede llevarnos a una pérdida de sentido de pertenencia con la empresa. Realice reuniones virtuales sean de capacitación o de celebración de cumpleaños, promociones u otros que les permita estar juntos y departir entre todos.

Adicionalmente hay que pensar en el New Normal. Cómo vamos a querer operar una vez que pase la pandemia. En los extremos tendremos a los que intentarán regresar a su modo habitual de trabajo y quienes querrán dejarlo todo en remoto. La mayoría, ingresará a un esquema mixto, de varios días de home-office combinados con alguno(s) día(s) en oficina pero en una oficina sin posiciones fijas. Con sitios on-demand, lockers y salas de reuniones compartidas.

Reducción de Costos y Gastos y Liberación de caja

Sabiendo ya qué esperar de la demanda podemos pasar a redimensionar nuestras operaciones. Creemos que esto se debe combinar con la oportunidad de hacer las cosas mejor. En nuestra experiencia vemos cuatro frentes por atacar:

• Aumentar la productividad en toda la empresa, por simplificación de procesos y automatización, con la consiguiente liberación de horas-hombre y disminución de gastos
• Aumentar la productividad en la cadena de valor (ie: Producción, Mantenimiento, Ventas y Distribución) mediante el uso de técnicas específicas para cada eslabón (Total Quality Management, Total Productive Manteinance, Lean/Six Sigma, Omnicanalidad, Rebalanceo de rutas, etc)
• Comprar y contratar mejor y menos, a través de conseguir un menor costo-total y una mejor gestión del consumo
• Racionalizar inventarios y mejorar el proceso de cobranza

Muchas empresas apuntan a la receta fácil de calcular cuánto debe ser del downsizing necesario para los resultados esperados, dar las instrucciones al responsable de cada área y proceder a aplicar la reducción de personal sin más. Esto ha probado ser bueno para el cortísimo plazo, pero insostenible e incluso malo para el medio y largo plazo. Si bien las reducciones en el corto plazo pueden corresponder a la reducción en el volumen de actividad, no desperdicie la oportunidad de la crisis para simplificar y automatizar procesos, menos aún con todas las oportunidades que la transformación digital le ofrece hoy en día. Esto le liberará más recursos en el corto plazo, que podrá asignarlos a tareas que agreguen valor, y le permitirá hacer sostenible su redimensionamiento para cuando la economía se vaya recuperando. Pero sobre todo, habrá ganado competitividad.

No subestime los incrementos o sobrecostos que se le pueden presentar en las operaciones físicas. El distanciamiento físico requerido y las precauciones para evitar contagios en turnos completos, pueden obligarlo a dotaciones mayores de personal y/o a menor productividad. Necesitará contrapesar esto con otras medidas que le permitan balancear la pérdida de productividad y mejorar la coordinación.

A su vez, si es necesario reducir la plantilla, es muy importante que sea justo. Ponga en marcha un proceso que le asegure quedarse con los mejores y de mayor potencial. No se deje tentar por soluciones cortoplacistas como preferir desprenderse de algún colaborador de alto potencial sólo porque sus costos de indemnización son menores. Aproveche para desvincular a los colaboradores que ya acabaron su ciclo con la empresa, pero tenga en cuenta que esto no es cuestión de edad: se puede ser joven a los 60s y viejo a los 30s. No se olvide, puede ser la oportunidad de fortalecer a su equipo.

Le recomendamos, en base a nuestra experiencia, contratar consultoría contra resultados. Y mejor si es contra resultados en el momento en que efectivamente se producen. De esa manera su caja no se verá afectada en lo más mínimo. Pero no se olvide de aplicar siempre racionalidad en la definición y aprobación de las mejoras. Al tener el consultor un incentivo a “ahorrar más” puede, por inexperiencia, llegar a ir contra la sostenibilidad o conveniencia de la empresa.

Por qué RTM

Creemos que la experiencia y el modo de trabajo de nuestra empresa pueden serle especialmente útiles en estos momentos de crisis:

• Experiencia como empresa en tele-trabajo desde su fundación
• Conocimiento en los temas que se plantean como útiles en estos momentos
• Perspectiva estratégica y visión de futuro
• Compensación contra resultados llegando incluso a 100% variable

Hace 18 años que operamos sin oficina física, desarrollando una buena parte de nuestro trabajo en tele remoto. Son casi 20 años de experiencia que nos han permitido no solo aprender cómo hacerlo de manera productiva y colaborativa, sino también cómo mantener motivados e identificados a nuestros colaboradores con la empresa.

Tenemos casi 30 años de consultoría internacional, dedicados a temas de estrategia, efectividad y eficiencia, tecnología y personas. Como RTM hemos trabajado y trabajamos exitosamente con varias de las empresas más importantes del país. Nuestra red de expertos externos combinada con nuestros equipos full-time altamente capaces y capacitados nos permiten abordar casi cualquier tipo de situación. Recordando siempre que quien más sabe de su propio trabajo son Ud y su propio equipo.

Nuestra experiencia en innumerables proyectos de estrategia nos permite contar con metodologías y a la vez estar entrenados, para trabajar con nuestros clientes en imaginar escenarios futuros y diseñar estrategias para alcanzarlos. Estas capacidades creemos son particularmente útiles ahora que hay que trabajar teniendo en cuenta el New Normal que se avecina.

Estamos acostumbrados, desde nuestros primeros proyectos, a trabajar no contra la producción de un documento, sino contra la generación de resultados relevantes y tangibles. De ahí nuestro lema: Transformado empresas, generando resultados. Lo cual se traduce en compartir los resultados, como contraprestación a nuestros servicios, cuando éstos se producen en la realidad.

¡Ojalá podamos ayudarlo!