RTM / Junio 2021

En muchos casos, hemos llegado a las empresas y hemos visto manuales de procesos impecables, pero al revisar en las áreas, vemos que varios de estos ya habían sido modificados.

A lo largo de nuestra experiencia como consultores nos hemos dedicado a brindar soluciones a nuestros clientes. Unas soluciones han sido de estrategia, otras de excelencia operacional y otras de reestructuración organizacional; unos han sido proyectos de diagnóstico y diseño y otros han sido proyectos de implementación.

En muchos casos, hemos llegado a las empresas y hemos visto manuales de procesos impecables, manuales de organización y funciones notables, muy bien redactados, pero al revisar en las áreas, o los colaboradores hacían otras funciones o los pasos de los procesos ya estaban modificados.

En otras ocasiones, hemos llegado a las empresas y están con la disyuntiva de si necesitan implementar las recomendaciones que les hicieron otros consultores de manera interna o con consultores externos.

En la implementación interna podemos tener ciertas ventajas como las siguientes:

• Conocimiento a detalle de la problemática actual en la empresa: al liderar el proyecto personal interno de la empresa, no hay curva de aprendizaje para el conocimiento de los procesos y problemática de la empresa.
• Inversión mínima en el desarrollo del proyecto: al llevar el proyecto con el personal propio de la empresa, no se invierte en contratar personal adicional.

Requisitos para una apta implementación

Pero para llevar un proyecto de implementación necesitamos como requisitos lo siguiente:

• Conocimiento técnico de gestión de proyectos: los líderes del proyecto deben tener conocimientos de planificación del proyecto, elaboración de cronogramas o Gantt charts, realizar reuniones efectivas, elaborar agendas de trabajo de los integrantes del proyecto, entre otros.
• Alta disponibilidad y dedicación del personal que integra el proyecto: los integrantes del equipo del proyecto deben tener disponibilidad de tiempo para llevar a cabo las diversas actividades que se desarrollan en un proyecto de implementación, tales como capacitación en el proyecto al personal involucrado en el proyecto, acompañamiento diario al personal involucrado en el proyecto, auditorías de cumplimiento a las implementaciones, entre otras.
• Alta coordinación entre las áreas involucradas en el proyecto: muchos proyectos son inter-áreas o multidisciplinarios e intervienen personal de distintas áreas. Es por ello que se necesita la llegada para poder coordinar y comprometer a personal de distintas áreas con el objetivo y actividades del proyecto.
• Fuerte seguimiento a la interiorización de los cambios implementados en el personal objetivo del proyecto: en los proyectos de implementación, los integrantes del equipo del proyecto deben tener presencia constante en las áreas de implementación, y trabajar hombro a hombro con el personal de las áreas involucradas. Asimismo, se debe tener el know how de poder capacitar, convencer, acompañar, auditar y dar feedback al personal objetivo del proyecto.

En estos requisitos es donde muchas empresas fallan, ya que muchas veces no tienen la gente adecuada ni capacitada, o los ejecutivos no tienen tiempo, ya que el día a día los absorbe.

Lo dicho anteriormente se refuerza con los resultados de la Encuesta de formulación e implementación de la estrategia llevada a cabo en mayo del 2021 por RTM y el PAD de la Universidad de Piura, donde el 56% de los ejecutivos dicen que les gana el día a día, o el 39% dice que no tiene personal adecuado para llevar el proyecto dentro de la empresa, entre las principales razones que les dificultan a las empresas para conseguir mejores resultados en la ejecución de la estrategia.

La implementación exitosa de los proyectos es clave en cualquier empresa, ya que siempre van asociados de beneficios cualitativos y/o cuantitativos. Es por estos beneficios asociados que los proyectos de implementación son tan importantes para las empresas.

¿Qué hacer si no cumplo con los requisitos de implementación?

Por la gran importancia que tienen estos proyectos en las empresas, es muy necesario evaluar si la empresa cumple con los requisitos necesarios para una implementación. Si no cumple con los requisitos, es importante buscar la ayuda de una empresa consultora de experiencia. Muchas veces la inversión en una empresa consultora externa es mínima comparándola con los beneficios económicos que se llegan a obtener una vez implementado el proyecto.