Integrated Facility Management (IFM): Enfócate en tu negocio

Cómo eliminar el dolor de cabeza de lidiar con varios proveedores de servicios

RTM / Mayo 2021

El trabajar con un proveedor de esta índole es una gran oportunidad de ganar un socio estratégico dentro de la organización. No solo desde el punto de vista de la mejora en el servicio, sino por la experiencia que estos proveedores tienen lidiando con proveedores atomizados.

“Te ayudamos a que te enfoques en el core de tu negocio” es una frase vendedora que es escuchada por varios gerentes en el Perú para que sus empresas se dediquen a lo que mejor saben, y dejen las actividades que quitan tiempo y no generan valor en manos de terceros. Las Integrated Facility Management (IFM) son la mejor manera de tercerizar estas actividades..

Esta migración reduce el dolor de cabeza en lo que respecta a control y gestión de personal propio, materiales de limpieza, suministros eléctricos, etc. Pero, lo que no está dicho es que, bajo un facility management tradicional, se traslada esta carga de trabajo al área de compras y al área de servicios generales, en contratación de servicios en forma atomizada, siendo vapuleadas debido a que estos proveedores no cumplen estándares de calidad de servicio y capacidad de respuesta, entre otros, lo cual los obliga en ocasiones a reaccionar sin estimar costos.

Las IFM simplifican y centralizan la gestión de proveedores

Ante esta situación ha surgido en los últimos años en el país la oferta de proveedores de Integrated Facility Management o IFM; empresas que, dentro de la gama de servicios, incluyen personal propio, así como empresas menores subcontratadas y homologadas. Este tipo de proveedores permite centralizar tanto las coordinaciones, reclamos y gestión de pagos, como las evaluaciones, en una sola persona.

Pero las empresas no deben de contentarse con esta reducción de carga administrativa y responsabilidades. El trabajar con un proveedor de esta índole es una gran oportunidad de ganar un socio estratégico dentro de la organización. No solo desde el punto de vista de la mejora en el servicio, sino por la experiencia que estos proveedores tienen lidiando con proveedores atomizados.

Además, un proveedor IFM tiene el principio de reducir costos arraigado en su ADN. Esto debido a que es especialista en gestión de instalaciones, trabaja con métodos probados y economías de escala, lo cual además colabora con agilizar la prestación de los servicios, gestionando por ejemplo un grupo de servicios relacionados con un grupo menor de personal que el que se requeriría mediante múltiples proveedores o combinando recursos internos con proveedores subcontratados.

Por último, pero no menos importante, el rendimiento también se puede mejorar con la participación del IFM mediante contratos que tengan como uno de sus objetivos promover los cambios desde la gestión por aportaciones de horas y recursos a una gestión basada en resultados. El Facility Manager o Gerente de Instalaciones de la empresa, ahora tiene un solo contacto, lo cual permite coordinaciones eficientes y supervisión precisa de la prestación del servicio, así como contar con una capacidad de reacción y respuesta mayor en caso de emergencias.

Implementando la Integrated Facility Management en tu negocio

Este cambio a una gestión basada en resultados puede resultar disruptiva para gerentes que intervienen de una manera muy directa, acostumbrados a hacer seguimiento de las operaciones y gestionar programas de mantenimiento y a múltiples contratistas. Incluso hoy en día, cambiar a contratos de IFM basados en el rendimiento es un obstáculo para muchas empresas que continúan trabajando con múltiples proveedores en un régimen de tiempo y materiales.

Un contrato de IFM bien elaborado permitirá entender mejor el gasto, el rendimiento del proveedor, la gestión de riesgos y la mejora de proceso, logrando de esta manera alinear el valor de negocio de los servicios con los objetivos generales de la organización.

“La organización como el proveedor de servicios de IFM deben comprender claramente sus expectativas recíprocas. Ambas partes necesitan establecer expectativas en lo que respecta al alcance y el nivel de los servicios”¹.

Principales prácticas

• Comunicación frecuente, clara y efectiva entre el Facility Manager y el proveedor IFM, para analizar las necesidades y reclamos e ir ajustando la estrategia mientras se avanza.
• Mantener un alto nivel de cooperación y sinergias entre ambas partes.
• Establecer referencias acordadas de rendimiento de parte de proveedor de IFM.
• Supervisión de las operaciones para velar por que los objetivos se cumplan de acuerdo con el nivel de servicio y porcentaje de ahorro.
• Implementación por parte del IFM de estrategias a largo plazo para el éxito de la organización.
• La empresa debe exigir a los IFM implementar tecnología que permita ser más agiles y eficientes, así como compartir información en tiempo real.
• El proveedor IFM debe tener alto grado de flexibilidad a los requerimientos cambiantes de los clientes.

El aumento de los requisitos normativos, la presión de conseguir ahorros, los cambios en los diseños de oficinas y fábricas, y las nuevas ideas sobre el entorno de trabajo de los empleados, garantizan que esta alternativa de proveedores se va a mantener en los mercados actuales. En RTM podemos asesorarle sobre cómo implementar este cambio en su negocio. ¡Contáctanos!

Notas

1. Jean Morren, president of International Facility Management Association – Emerging Trends in infrastructure 2018