RTM / Marzo 2022

La estrategia de arquitectura TI debe especificar los procesos que se desean gestionar, así como herramientas específicas para ello.

En los últimos años, las nuevas tecnologías se han adaptado perfectamente a los procesos internos de todos los sectores industriales. La transformación digital en el departamento de compras ha reinventado los roles, funciones y rendimientos en estas áreas de trabajo.

Los departamentos de compras son áreas de una empresa que conllevan una serie de distintas funciones específicas: planificación de compras, gestión de la cadena de suministros, métodos de abastecimiento, negociación de precios, control de inventario, entre otros. Además, en estos días debe asegurar el abastecimiento en forma ágil y flexible.

Las compras y contrataciones influyen en el precio del producto de una empresa y puede tener un impacto en los costos operativos. Esto debido a que representa entre el 60%-80% de los gastos totales de una empresa.

Todo el contexto anteriormente citado, se mueve bajo una constante evolución que impulsa y promueve la innovación. Es en este punto donde la transformación digital en el departamento de compras se postula como un factor clave para una mejora operacional que recaiga en mejores prácticas y rendimiento.

¿Qué es la transformación digital en las empresas?

La Transformación digital es el cambio de forma radical en la estrategia del negocio, el modelo operativo, el talento y la cultura de una empresa, con el objetivo de sobrepasar las expectativas de los clientes. Para lograrlo, la empresa debe ir a la búsqueda de nuevas capacidades innovadoras implementando tecnologías disruptivas.

¿Dónde comienza la transformación digital en el departamento de compras?

El inicio de la transformación digital en el departamento de compras comienza con la plena asimilación de las virtudes, necesidades y requerimientos de un nuevo modelo operacional de negocio destinado a optimizar y mejorar las estrategias de adquisición actuales.

Las tecnologías digitales pueden ayudar a la Gestión de Compras a aumentar la colaboración, el análisis y participación utilizando herramientas a lo largo de toda la cadena de valor del abastecimiento, incluyendo la planificación, el abastecimiento, la gestión de contratos, entrega de pedidos, control de pagos y gestión de proveedores.

El potencial digital en las compras

Los departamentos de compras han cambiado considerablemente en los últimos años y los efectos de la Pandemia han acelerado este cambio al ofrecer mejores resultados en las compras a través de costos reducidos, mejor servicio, acceso más rápido a soluciones, acceso acelerado a la información, flexibilidad y agilidad en el trabajo, mayor innovación y creatividad.

La Inteligencia artificial, software electrónico de compras, Big Data, Machine Learning, Social Media Reporting, etc., conforman seriamente un auténtico potencial digital y es por esto que la transformación digital en el departamento de compras debe incluir áreas funcionales como: solicitudes digitales de cotizaciones, análisis financiero de proveedores, análisis de riesgos de compras, análisis de empaques e insumos a descontinuar, entre otros.

Un caso muy potente para solucionar un gran dolor de cabeza de las gerencias de Logística y Finanzas, es aplicar Machine Learning en la previsión de la demanda, evaluando estadísticas y detectando los patrones de ventas, de esta manera poder anticipar las fluctuaciones de demanda, anticipar la alzas o caídas en la producción, ajustar compras, y por ende mantener stocks más eficientes en los almacenes.

Las diferentes tecnologías varían mucho en cuanto a su impacto y rendimiento, por lo que las empresas deberán analizar detenidamente ambas condiciones en el momento de diseñar una estrategia de implementación de TD en Compras.

Por otro lado, debemos recalcar que el potencial digital en las compras a menudo se ve limitado por la falta de conocimiento sobre la tecnología digital y su funcionalidad por parte del personal del área. Es por esto que es indispensable establecer un plan de capacitaciones en las herramientas digitales.

El potencial de éxito de la incursión digital en el área de Compras de una empresa debe poseer un fino equilibrio entre los recursos tecnológicos utilizados y la capacitación/habilidades de los profesionales.

Principales ventajas de un departamento de compras digital

• Revalorización del departamento de compras.

Con las nuevas funciones y oportunidades que proporciona la era digital frente a modelos organizativos y estratégicos tradicionales, los departamentos de compras aumentan su propuesta de valor, distinguiéndose dentro de la empresa.

Un departamento de compras digital posee conocimientos estratégicos en tiempo real sobre los proveedores y sus mercados. Además, una gran experiencia sobre los bienes y servicios que se adquieren, así como sobre las alternativas que se ofrecen, incluidas las innovaciones más actuales.

• Nuevas funciones y roles.

La tecnología llevará a nuevas necesidades comerciales reflejadas en nuevos requisitos para el departamento de compras. Una de las funciones más comunes será la relacionada con la captura, análisis y tratamiento de datos confiables en tiempo real, creándose diferentes acciones para corregir o mejorar distintos procesos productivos.

Profesionales y sistemas estarán más conectados a través de las comunicaciones de datos, procurando un departamento más centralizado y transparente. Las empresas no solo cambiarán lo que adquieran, sino que lo más importante es que también cambiarán la forma en que lo hacen.

• Cadena de Suministros más efectiva. 

La transformación digital en el departamento de compras permite disfrutar de la capacidad de integrar todos los datos de clientes, distribuidores, producción y proveedores en tiempo real, para optimizar el rendimiento de la cadena de suministro, reduciendo los plazos de entrega y los costos de transporte e inventario, al tiempo que mejora la experiencia del cliente e incluso el rendimiento del proveedor.

La correcta gestión de grandes volúmenes de datos desempeñará un papel básico en la incorporación de proveedores y en la optimización de la cadena de suministro end to end.

• Desarrollo de red conectada en tiempo real.

Con el aporte de la transformación digital, las compras pueden estar sincronizadas con toda la cadena de abastecimiento. Es decir, las compras se transforman en una red que se maneja en tiempo real tanto con las áreas internas y más importante aún con los proveedores.

Herramientas como Inteligencia Artificial (IA) o Blockchain permiten agilizar el manejo de contratos, así como solicitar las renovaciones o no en forma oportuna.

Conclusiones

• La correcta implementación de herramientas de transformación digital en Compras requiere un cambio importante en la forma de trabajar del personal de Compras, esta implementación debe ir acompañada de un cambio cultural.
• Las herramientas digitales permiten que el área de Compras sea cada vez más ágil, flexible y resiliente.
• La transformación digital acelera y/o libera de trabajo transaccional u operativo al equipo de compras, permitiéndole dedicar mayor tiempo a actividades con mayor valor.
• La tecnología es un factor clave que aporta el elemento diferencial capaz de asumir nuevos desafíos a los que se enfrentan las empresas.

Si deseas saber más sobre metodologías, conceptos o herramientas que puedes aplicar en el área de Compras, no dudes en escribirnos.